Outlook Şirket Maili Kurma

Küçük işletmeler söz konusu olduğunda Gmail ya da Yahoo gibi ücretsiz servisler aracılığıyla mail adresi kullanmak mümkündür. Ancak büyük çaplı bir işletmenin web sitesiyle birlikte ele alınması gereken en önemli elementlerden biri de kurumsal bir e-mail’dir. Yazımızda Outlook şirket maili kurma hakkında detayları size aktararak kurumsal bir e-mail’e geçmenize yardımcı olacağız. Ancak isterseniz öncelikle Outlook’un nasıl bir platform olduğuna dair kısaca bilgi verelim.

Temel olarak Outlook, maillerinizi yönetebileceğiniz oldukça kullanışlı bir uygulamadır. Microsoft tarafından geliştirilen uygulama, aynı anda birden fazla mail hesabını yönetme olanak sağlar. Ayrıca kurumsal e-mailler söz konusu olduğunda Gmail gibi çevrimiçi servislerden maillerinize ulaşmanız mümkün değildir. Elbette webmail gibi site altyapınıza dayalı çözümler mevcuttur. Ancak bunlar Outlook kullanmaya kıyasla çok daha zahmetlidir. Outlook şirket maili kurma konusunda temel açıklamalar sonrasında gelin şirket maili kurmak için neler gereklidir bunları inceleyelim.

Şirket Maili Kurmak İçin Gereklilikler

Outlook üzerinden işlem yapmaya başlamadan önce ihtiyacınız olan bazı bilgiler söz konusudur. Aşağıda sıralayacağımız bu bilgiler, genellikle alan adınızla birlikte hosting firmanız tarafından sağlanır. Eğer bu bilgilerin herhangi birine sahip değilseniz öncelikle hosting firmanızla iletişime geçmelisiniz:

• E-mail adresi: Son derece açık olsa da e-mail adresinizi Outlook’ta oluşturmadığınızı hatırlatalım. Outlook yalnızca e-mail hesabınızı kontrol etmeniz içindir. Bu doğrultuda şirket mailiniz sitenizin domain’iyle paralel bir biçimde daha önceden oluşturulmuş olmalıdır.
• Kullanıcı adı: Çoğu zaman kullanıcı adı site adresinizin başına info eklenerek oluşturulur. Ancak bu işe aramıyorsa hosting firmanızla iletişime geçerek kullanıcı adınızı öğrenmelisiniz.
• Parola: Aynı şekilde kullanıcı adınızla birlikte e-mail şifrenizi de girmeniz gereklidir.
• Sunucu: POP3 ve IMAP olmak üzere istediğiniz protokol türüne göre sunucu bilgisi değişiklik gösterir. Her şekilde hosting firmasının size bu bilgiyi aktarmış olması gerekir.
• Port: Sunucuya ek olarak port bilgisi de mail sunucunuza bağlanmanız için şarttır.
• Bağlantı Türü: Çoğu kurumsal mailde şifreli ya da SSL bağlantı tercih edilir. Ancak hosting firmasına göre bu durum da değişiklik gösterebilir.

Bu yazı ilginizi çekebilir: Gmail Okundu Bilgisi

Outlook Şirket Maili Nasıl Kurulur?

Yukarıda bahsettiğimiz gerekli bilgilere sahip olduğunuz takdirde şirket maili kurulumu oldukça basit bir işlemdir. Bunun için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

• Öncelikle Outlook uygulamasına giriş yapın ve Dosya menüsüne gidin.
• Daha sonra mail hesabınızla giriş yaparak hesabınızı yapılandırmak için Hesap Ekle butonuna tıklayın.
• Kurumsal bir mail ekleyeceğiniz için karşınıza gelen sayfada “Elle kurulum veya ek sunucu türleri” seçeneğini seçin. Bunun ardından İleri diyerek işleme devam edin.
• Akabinde Pop veya IMAP seçeneğini seçerek ilerleyin.
• Şimdi karşınıza çıkan ekranda kullanıcı bilgilerinizi doldurmanız gerekmektedir. Bunun için bir önceki başlıkta sıraladığımız bilgilere sahip olduğunuzdan emin olun.
• Kullanıcı bilgilerinizi eksiksiz bir biçimde doldurduktan sonra İleri butonunun hemen üzerinde yer alan “Diğer Ayarlar” ibaresine tıklayın.
• Öncelikle Giden Sunucusu sekmesindeki ilk iki maddeye tik atın.
• Sonrasında Gelişmiş sekmesine giderek POP3 ya da IMAP sunucusuna gören ayarlamalarınızı yapın. Bunun için gerekli bilgiler şu şekildedir:

POP3 Ayarları;

• Gelen Sunucusu (POP3): 995
• Giden Sunucusu (SMTP): 587
• “Bu sunucu şifreli bir bağlantı (SSL) gerektirir” maddesine tik atın.
• Aynı şekilde “Aşağıdaki şifreli bağlantı türünü kullan” bölümünde ise SSL’i seçin.

IMAP Ayarları;

• Gelen sunucusu (IMAP): 993
• Giden sunucusu (SMTP): 587
• Son olarak “Aşağıdak şifreli bağlantı türünü kullan” bölümünü yine SSL olarak ayarlayın.

Bu işlemlerin ardından “Diğer Ayarlar” panelinden çıkış yaparak kurulum işlemine devam edin. Nitekim İleri butonuna tıkladığınızda karşınıza Hesap Ayarlarını Sına başlıklı bir ekran gelecektir. Eğer bilgilerinizi hatasız bir biçimde girdiyseniz Outlook sınamaları tamamladıktan sonra “Kapat” butonuna tıklayarak kurulum sihirbazından çıkabilirsiniz. Artık Outlook şirket mailiniz kullanımınıza hazırdır.

Bloğumuzu beğendiyseniz WebMail Nedir? WebMail’e Nasıl Giriş Yapılır? adlı yazımıza da göz atmayı unutmayın.

Outlook Şirket Maili Ne İşe Yarar? 

Outlook şirket maili, Microsoft tarafından sunulan bir işletmeler için e-posta yönetim sistemidir. Şirketlerin müşteri, iş ortakları ve çalışanları arasında hızlı ve güvenli bir şekilde e-posta iletişimi kurmasına olanak tanır. Bu sistem, çok sayıda e-posta hesabını yönetme, toplu e-postalar gönderme, öncelikli e-postaları belirleme, işlem yapılan e-postaları takip etme ve arşivleme gibi işlevleri sunar.

İşletmelerin ve çalışanların düzenli ve etkileşimli bir e-posta sistemi kurmasına yardımcı olur. Bu e-posta sistemi, işletmelerin tüm e-postalarını, takvimlerini, kişilerini, dosyalarını ve diğer belgelerini bir arada tutmasını sağlar. Diğer bir taraftan işletmelerin ve çalışanların daha verimli ve etkileşimli çalışmasında etkili bir yöntemdir. E-Postalar arasında hızlı ve kolay bir şekilde geçiş yapabilme, işletmenin ve çalışanların iç e-posta iletişimini düzenli ve etkileşimli hale getirme gibi avantajlar sunar.

Ayrıca Outlook şirket maili, işletmenin yerini veya cihazını değiştirmesine rağmen çalışanların e-postalarına erişmesine imkân tanır. Bu da işletmelerin ve çalışanların daha esnek ve mobil çalışma imkânı sunar.

Outlook Şirket Maili Özellikleri Nelerdir?  

Outlook şirket maili, şirketlerin e-posta yönetimini daha verimli hale getirmeyi amaçlar. Bu araç, işletmeler için verimli, esnek, güvenli ve etkileşimli bir e-posta sistemi sunar. İşletmeler bu sistemi kullanarak daha aktif ve etkileşimli çalışma imkânı sunabilirler. Aynı zamanda, müşteriler, iş ortakları ve çalışanlar arasında hızlı ve güvenli bir şekilde e-posta ile iletişim kurulması sağlanır.

Outlook şirket mailinin özellikleri şunlardır:

• Birden fazla e-posta hesabını yönetme: Şirketler, birden fazla e-posta hesabını bir arada yönetebilir ve tüm e-postaları tek bir yerden takip edebilir.
• Toplu e-postalar gönderme: Şirketler, birden fazla e-posta hesabına aynı anda toplu e-postalar gönderebilir. Bu, zaman ve müşteri hizmetleri açısından önemli bir avantajdır.
• Öncelikli e-postaları belirleme: Şirketler, öncelikli olarak cevaplamaları gereken e-postaları belirleyebilir. Bu, önceliği olan e-postaların dikkatle ele alınmasını sağlar.
• İşlem yapılan e-postaları takip etme: Şirketler, gönderilen ve alınan e-postaların durumunu takip edebilir. Bu, e-postaların ne zaman okunduğunu ve cevaplandığını anlamaya yardımcı olur.
• Arşivleme: Şirketler, işlem yapılan tüm e-postaları arşivleyebilir ve istedikleri zaman erişebilir. Bu, işletmelerin belgelerini sürekli olarak koruyabileceği ve arama yapabileceği anlamına gelir.

Tüm bu özelliklere bakıldığında ne kadar işlevsel ve avantajlı olduğu görülebilir. 

Outlook Şirket Maili Neden Önemlidir?

Outlook şirket maili, işletmelerin güncel haberleşme, etkileşim ve yönetim işlemlerinin en önemli araçlarından biridir. Etkileşim sisteminin kullanılması birçok açıdan önemlidir. Önem sırasına göre bu şekilde sıralanabilir:

• Güncel haberleşme
• Güvenli iletişim
• Düzenli iletişim
• Üretkenlik artışı
• Daha hızlı cevap verme

Outlook şirket maili, güvenli bir iletişim ortamı sunar. E-postalar, güvenli şifreleme ve diğer güvenlik önlemleriyle korunur ve çalışanların işletmenin gizli bilgilerine erişimini sınırlar. Aynı zamanda işletmelerin düzenli ve sistematik bir şekilde haberleşmelerini ve etkileşimlerini sağlar. Çalışanlar, takvimleri ve hatırlatıcıları kullanarak etkileşimlerini organize edebilir ve bu sayede daha verimli bir şekilde çalışabilirler.

Outlook şirket maili ile çalışanların günlük iş süreçlerini kolaylaştırarak üretkenliğini attırmak da mümkündür. Çalışanlar, tek bir yerden tüm e-postalarını, takvimlerini ve yapılacaklar listelerini yönetebilirler. Tüm bunların yanında işletmenin müşteri ve diğer iş ortaklarına hızlı cevap vermesini sağlar. Böylece işletmenin hizmetlerinin kalitesini ve müşteri memnuniyetini arttırmasına vesile olur.