Akış Diyagramı Nedir?

Bir anlatı hazırladığınızda ya da taslak oluşturduğunuzda, anlamlı bir bütünlük oluşturması gerekir. Örneğin şemalar kullanmak, görsel bir ifade oluşturur. Dolayısıyla akılda kalıcı ve basit bir anlatım oluşturur. Bu noktada akış diyagramı, bir iş üretim süreci için öncelikli bir kıstas haline gelir. Aynı zamanda resmi işlerin grafik olarak örtülü bir temsilidir. Bu yazımızda “Akış diyagramı nedir?” sorunuzu cevaplandırmaya çalışacağız.

Oluşturulan diyagramlarda, olayların veya işlerin birbirleriyle ilişkileri yer alır. Bunu sağlamak için daha çok geometrik semboller tercih edilmektedir. Geometrik semboller içerisindeki olayların sırasını ve gidişatını yönlendirmek için ise oklar devreye girer. Bunun yanı sıra akış grafiğinin oluşturduğu anlam bütünlüğüne odaklanmak gerekir. Akış diyagramlarında her geometrik şeklin farklı bir anlamı olabilir. Bu şekil, genel kullanılan anlamlarından farklı bir anlam ifade edebilir.

Hazırsanız, “Akış şeması nedir?” sorusunu ayrıntılı bir şekilde cevaplayacağımız içeriğimize sizlerle birlikte.

Akış Diyagramının Amacı Nedir?

Bilindiği üzere düzenli bir taslak ve anlatım için akış diyagramları işe yarar seçeneklerdir. Genel olarak akış diyagramlarının amacı, ortak bir dil oluşturmaktır. Basit bir anlatım sunarak projenin amacını ve referans noktasını anlatmanıza yardımcı olur. Akış diyagramlarını oluştururken değinmeniz gereken noktalar şunlardır:

• Proje amacı
• Proje başlangıcı ve bitişi
• Süreç içerisindeki eylemler
• Alınan karar
• Kullanılan araç gereçler

Projeleriniz için etkili sunum nasıl yapılır merak ediyorsanız, Sunum Nedir? Nasıl Yapılır? adlı bir diğer yazımıza göz atabilirsiniz.

Akış diyagramları resmi olarak belli şekillerin temsili ile ortaya çıkar. Örneğin bu temsil için gereken araç gereçlerden biri internettir. İnterneti bulut sembolü ile anlatabilirsiniz. Programlama süreciyle ilgili bir diyagram oluşturduğunuzda, semboller kullanmalısınız.

Bunun yanında süreç başlangıcını oval bir cisimle ifade edebilirsiniz. Karar veya sonuç sürecini elmas şekli ile temsil edebilirsiniz. Yaptığınız eylemleri ise dikdörtgen şekli ile tanıtabilirsiniz. Bunlar en tipik algoritma sembolleri arasında yer alır. İş sürecinde iyi bir akış şeması oluşturmanız, profesyonel bir girişimci olduğunuz izlenimi verir.

Akış Diyagramlarının Kullanım Alanları

Akış diyagramları zaman kazanmanızı sağlar. Ortak bir dil görevi görüyor olması, anlatımınızı güçlendirmenize olanak sağlar. Verimlilik artırmanız, işinizi daha profesyonel yürütebilmenize yardımcı olur. Zaman kaybetmek yerine verimli olarak gelişime kendinizi adayabilmenizi sağlar. Akış diyagramlarını girdi ve çıktı işlemlerini anlatmak için kullanabilirsiniz. Malzemeleri, süreç işleyişlerini ve veri işlemlerini semboller aracılığı ile yansıtabilirsiniz. Bir proje tanıtımı yaparken ya da ürünleri iyileştirmeye yönelik çalışma yürütürken akış diyagramlarından faydalanabilirsiniz.

Akış Diyagramı Faydaları

Akış diyagramının herkesçe anlaşılan ortak bir dil oluşturması, anlaşmayı kolaylaştırır. İletişimin gelişmesi ve olası çatışmaların önüne geçmek için önemlidir. Tıpkı listeleme çeşitleri gibi açık bir iletişimin anahtarıdır. Direkt ve kesin söylemler içerir. Akış diyagramının anlatımı, iletişim problemlerinin önüne geçer. Zaman kazanmanızı sağlar. Süreç bölünmelerinde ilerleme kaydetmenizi sağlar. Böylelikle işverenseniz, personel verimliliğinizi artırır. Bir çalışansanız, patronunuza isteğinizi ve projelerini doğrudan tanıtabilmenize olanak sağlar. Bir işyeri, takım çalışması alanıdır. Herkesin birbirini ve hedefi anlayabildiği ortam, tüm işin verimliliğini artırır.

Akış Diyagramı Türleri

Farklı süreçleri işlemek ve yansıtmak için farklı diyagramlar kurulabilir. Anlatılmak istenen duruma ve ihtimallerin genişliğine göre uygun olanı seçilmelidir.

1. Yüzme Düzlemi Akış Diyagramı

İş akışı diyagramlarıyla benzerlik taşıyan yüzme düzlemi diyagramları, birden fazla işin ve durumun temsili için kullanılmaktadır. Yüzme düzlemi akış diyagramı, bilgi akışlarını anlatır. Çoklu bilgi analizleri ve akışlarında ihtimaller ve çözümler çoğalır. Bu gibi durumlarda tüm etkileşim alanlarını dahil eden yüzme düzlemi akış diyagramları işe yarayacaktır. Yüzme düzlemi diyagramlarının temeli, oluşan durumlarla ilgili farklı alanları da anlatımınıza katmanızdır.

2. İş Akışı Diyagramı

İş akışı diyagramı, işletmelerin sıklıkla kullandığı diyagram türüdür. Çünkü, tüm işlerin yönetiminin anlatılması için harika bir seçenektir. İşlevsel olması sayesinde, üretim iş akış sürecini yönetir ve aktarırsınız. İşi bilmeyen birine iş akışı sürecinizi kolaylıkla anlatabilirsiniz. İş akışı diyagramlarında gerekli ihtiyaç noktalarını belirleyebilirsiniz. Bu belirlediğiniz noktaları ilgili kişilere anlatarak problemlerin üstesinden gelebilirsiniz. İş akış şeması örneği içerisinde de, alınan kararları ve sürecin takibini netleştirebilirsiniz. Böylelikle, yanlış anlaşılmaların ve verimsizliğin önüne geçebilirsiniz.

3. Süreç Akış Diyagramı

İşletmenizdeki rol dağılımlarını, süreç akış diyagramını kullanarak anlatabilirsiniz. Herhangi bir konu ile alakalı olarak sürecin ilerlemesini şemalara yansıtabilirsiniz. Bir süreç veya bir proje yürütürken atacağınız adımları ve hedefinizi bu diyagramda belirtebilirsiniz. Yeni bir personel alımı için veya görev dağılımını belirlemek için kullanabilirsiniz. Süreç akış şeması kullanarak işlerin profesyonel yürütülmesini sağlayabilirsiniz.

4. Veri Akış Diyagramı

Yürüttüğünüz süreçlerle ilgili olarak gerek bilgilendirmeyi amacına uygun şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Veri akış diyagramı sayesinde konu ile ilgili olarak aktarım yapabilirsiniz. Diyagram üzerinden gereken kişilere direkt bilgilendirme yapabilirsiniz. Kullandığınız diyagram sayesinde net veriler sunabilirsiniz. Böylelikle olası yanlış bilgi ve veri aktarımlarının önüne geçebilirsiniz. Veri akış diyagramları sayesinde projelerle ilgili verilerin analizlerini gerçekleştirebilirsiniz. Ayrıca yaptığınız analizleri de diyagramlar yolu ile yansıtabilirsiniz.

Akış Diyagramı Kullanım Örnekleri

Bir işi yürütürken bireysel olsun olmasın diyagram kullanabilirsiniz. İş sürecinde bulunduğunuz pozisyona göre uygun diyagram oluşturabilirsiniz. Bireysel veya kurumsal işler için akış diyagramı kullanmak mümkündür. İşe alım süreçlerinde, proje tanıtımlarında ve daha birçok alanda akış diyagramlarından yararlanabilirsiniz. Bunlar en tipik diyagram örnekleri arasındadır. Herhangi bir alanda akış diyagramlarını kullanabilirsiniz. Akış diyagramlarının amacı, gerekli hassasiyeti ve bilgi aktarımını sağlayabileceğiniz bir araç olmaktır.

Akış Diyagramı Çizilirken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Düzgün bir biçimde bilgisayar ortamında akış diyagramı oluşturmak mümkündür. Diyagramı oluştururken kullandığınız geometrik cisimler alakalı ve kurallarına uygun olmalıdır. Bunun yanında;

• Başlangıç ve bitiş noktalarını aynı sembol temsil etmelidir. Alana göre belirli sembollere sadık kalmalısınız. Anlatımınızı yaparken alakasız veya hatalı sembol kullanımından kaçınmalısınız. Çünkü belirlenen sembolün bir anlam taşıdığını unutmamalısınız.
• Akış diyagramı çizerken bir diğer dikkat etmeniz gereken nokta akış sınıflandırmasıdır. Diyagramınızın doğrusal, mantıksal ve döngüsel sınıflandırmadan hangisine girdiğine tespit etmelisiniz.
• Ardından tespitinize göre diyagramınızı düzenlemelisiniz. Doğrusal akış diyagramı basit bir anlatıma sahip olmalıdır: Giriş, işlem ve ardından çıkışı anlatması yeterlidir. Mantıksal akış diyagramları daha komplikedir. Ancak hedefe yönelik bir anlatımı vardır. Karar ve kontrol mekanizmalarını ve sürecinin ilerleyişini anlatır. Anlatım şekli içerisinde daha çok geometrik cisim bulundurur.
• Bir diğer akış diyagramı döngüsel olandır. Bir amaç-sonuç ilişkisini temsil eder. Olayların gidişatına göre tekrarları ve analizleri içerisinde barındırır.

Akış Diyagramlarının Sınıflandırılması

Akış diyagramlarının sınıflandırılması, oldukça geniş bir alanda yapılabilir. Diyagramların kullanılmak istenen alan için doğru olarak seçilmesi, iş akışlarında kaliteli ve anlaşılabilir sistemler sunabilme noktasında gereklidir. Diyagramlar için kullanılan sembollerin anlamları ise şöyledir:

• Elips: Akış diyagramlarının başlama ve bitiş bölümlerini gösterir. Başlangıçta giriş, bitiş bölümünde giriş oku bulunmaktadır.
• Paralel Kenar: Programlara veri girişleri için kullanılmaktadır.
• Dikdörtgen: Aritmetik işlemler başta olmak üzere atama işlemleri için kullanılır.
• Altıgen: Akış şemasında bu şeklin kullanılması, çeşitli bilgi ve verilerin yer aldığı blokların tekrar edileceği anlamını taşımaktadır.
• Eşkenar dörtgen: Sonuç ve karar verme işlemlerini temsil etmektedir.
• Belge şekli: Yazıcı ve ekranlara bilgi çıkışları için kullanılmaktadır.
• Daire: Verileri birleştirici noktaları ifade etmektedir.
• Oklar: Diyagramların hangi yönde ilerleyeceğini göstermektedir.

Taslaklarınızı oluştururken bütünlüğün tam olarak sağlanabilmesi için burada yer alan şekillerin anlamlarını bilmelisiniz. Akış diyagramları içerisinde yer alan verilerin sonuç bölümlerine belirli bir mantık çerçevesinde ilerlemesi oldukça önemlidir.

Projelerinizde gerçekleştirmek istediğiniz eylemleri, sunum yoluyla karşı tarafa iletmeniz ve anlaşılmasını sağlamanız gerekir. Akış diyagramlarının proje, eylem ve kararları net bir yolla iletmesi esas hedef olmalıdır. İş faaliyetleri veri çeşitlerine göre değişiklikler göstermektedir. Ancak konu ve veriler ne olursa olsun, diyagramları kısa ve anlaşılır biçimde tutmak gerekmektedir. 

Özellikle altıgen sınıflandırmalar içerisinde yer alacak verilerin etkin olarak anlaşılması için konu dışından bilgi bulundurmanız uygun olmayacaktır. Okların kullanımı da anlaşılır biçimde olmalıdır. Doğru yönü göstermeleri ve karar noktasına kadar yönlendirici olmaları gerekir.

Akış Diyagramı Hangi Alanlarda Kullanılmaktadır?   

Akış diyagramlarının kullanım alanlarını net olarak belirtmek mümkün olmayacaktır. Çünkü çeşitli tür ve sayıda olan içerikler istenilen her alanda diyagram halinde kullanılabilir. Örnek olarak;

• Eğitim faaliyetleri,
• Eşya ve materyallerin kullanımı için gerekli yönlendirmeler,
• Reklam sunumları,
• Proje geliştirmeleri,
• Durum belirleme ve analiz,
• Görev dağılımları ve yapılacak çalışmalar,
• İş faaliyetlerinin süreçlerinin öğretilmesi verilebilir.

Yüzme düzlemi, iş akışı, süreç akışı ve veri akışı türlerinden en uygun olanı seçilmelidir. Ardından konu ve içeriklerin şekillere uygun biçimde sınıflandırılarak yerleştirilmesini sağlamalısınız. Uzun cümleler ve net olmayan ifadeler özellikle eğitim içeriklerinin anlaşılmasında engelleyici olacaktır.

Çeşitli proje ve görevlendirmelerde belirsizliğe neden olan ifadelerden kaçınılmalı, görev tanımları anlaşılır biçimde diyagram bölümlerine yerleştirilmelidir. Akış diyagramlarında esas amaçlardan bazıları gereken eğitimlerin verilebilmesi ve tanımlamaların anlaşılır hale getirilmesidir. Ürün ve eşyaların kullanımı için de yönlendirici diyagramlar yapılabilmektedir.

Sunumu yapılacak içeriklerin uzun olması, şemalara yerleşim aşamasında karışıklık oluşmasına sebep olabilir. Bu sebeple şema sınıflandırmaları yapılırken ön çalışma yapılmalı ve içeriklerin ait olduğu kısımlar belirlenmelidir. Belirlenen kurallara uyulması sayesinde diyagramlarınızın daha profesyonel görünmesini sağlayabilirsiniz. 

Akış diyagramlarınızı uygun çizim programları sayesinde pratik biçimde tasarlayabilirsiniz. Doğru renklendirme ve dikkat çekici yazı renkleriyle şemaları daha anlaşılır hale getirmek mümkün olmaktadır.